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ABECÉ de la cotización por semanas

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•    ¿Qué es la cotización por semanas?
La cotización por semanas es una modalidad que permite la vinculación a los sistemas de pensiones, riesgos laborales, subsidio familiar y acceso a la protección por desempleo de las personas que trabajan por periodos inferiores a un mes y que ganan menos de un Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV). Esto se realiza a través del pago de los aportes a la seguridad social por fracciones semanales sin que las personas pierdan la protección del Régimen Subsidiado en Salud.

•    ¿Cuál es la ventaja de este sistema de cotización?
El Sistema de Seguridad Social Integral solamente permitía cotizar por periodos de un mes calculando el valor sobre un salario mínimo mensual, como si en todos los casos se trabajaran 30 días. El nuevo mecanismo permite que si se trabaja por un término inferior a un mes se pueda cotizar a pensiones y Caja de Compensación Familiar por semanas. Ahora los trabajadores podrán hacer historia laboral para alcanzar una pensión y beneficiarse de las prestaciones que otorga el subsidio familiar a través de las Cajas de Compensación, como también tener el aseguramiento del sistema de riesgos laborales, y si cumple las condiciones, tener acceso al Mecanismo de Protección al Cesante, sin perder su cobertura en salud a través del Régimen Subsidiado.

•    ¿A quiénes aplica la cotización por semanas?
La cotización por semanas aplica a los trabajadores vinculados mediante un contrato de trabajo, que laboren máximo 21 días en un mes calendario y ganen menos de un SMMLV sin importar la jornada de trabajo utilizada, es decir, la persona que trabaje uno o varios días a la semana y que no labore el mes completo de servicios indistintamente del horario de trabajo acordado.
Este esquema de cotización no permite cotizar por horas, ni por días y tampoco modifica el régimen laboral vigente especialmente en lo que se refiere a la duración de los contratos de trabajo y al régimen de jornada laboral.

•    ¿Qué es un contrato de trabajo a tiempo parcial?
Para efectos de esta modalidad de cotización, se entiende por contrato de trabajo a tiempo parcial, aquel mediante el cual una persona se obliga a trabajar uno o varios días a la semana para un mismo empleador y por el cual gana menos de un SMMLV. El contrato de trabajo a tiempo parcial está cobijado por el régimen laboral vigente y el trabajador que se vincule mediante esta modalidad tendrá todos los derechos y garantías existentes en materia laboral.

•    ¿Cuándo un empleador puede vincular a sus trabajadores al esquema de cotización por semanas?
Un empleador puede cotizar por sus trabajadores a tiempo parcial a los sistemas de pensiones y subsidio familiar por periodos inferiores a un mes siempre y cuando se encuentren afiliados al Régimen Subsidiado de Salud y se cumpla con los siguientes requisitos:
a.    Que exista un contrato de trabajo vigente.
b.    Que el contrato obligue a laborar por un periodo igual o inferior a 21 días por mes calendario.
c.    Que el valor que resulte como remuneración en el mes sea inferior a un SMMLV.
En este caso se pagará seguridad social por semanas y de acuerdo con el tiempo laborado y las cotizaciones tienen que ser proporcionales al salario causado.

•    ¿Qué sucede si se trabaja menos de una semana en el mes?
La cotización por semanas no permite el pago a seguridad social por periodos inferiores a una semana, por lo que si se trabaja:
•    Entre 1 y 7 días en un mismo mes, el valor mínimo a pagar se calcula sobre una semana.
•    Entre 8 y 14 días en un mismo mes debe pagarse el valor calculado sobre 2 semanas.
•    Entre 15 y 21 días al mes debe hacer el pago de 3 semanas.
•    Más de 21 días debe hacer el pago sobre un SMMLV por el mes completo.

•    ¿Quién tiene que realizar las cotizaciones?
El responsable de realizar los pagos es el empleador. Recuerde que la cotización a riegos laborales y subsidio familiar la cubre totalmente el empleador. En pensiones se paga de manera compartida, un 12% corresponde al empleador y un 4% al trabajador.

•    ¿Cómo efectuar la cotización por semanas?
El pago de las cotizaciones debe efectuarse por el empleador a través de un Operador de Información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
Estos Operadores de Información son entidades autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia para liquidar los aportes que corresponden en cada periodo dependiendo del salario y el tipo de vinculación que tengan los trabajadores. El listado oficial de las entidades autorizadas para tal efecto puede ser consultado en la página web del Ministerio de Salud y Protección Social.
Recuerde que el Operador de Información tiene el deber de reportarle si los pagos fueron efectivamente realizados.

•    ¿Qué valor tiene la cotización por cada semana?
La cotización mínima semanal corresponde a la suma de las cotizaciones de pensiones, cajas de compensación familiar y riesgos laborales. Para los dos primeros la cotización se calcula con base en una cuarta parte del SMMLV, un 16% para pensiones (12% a cargo del empleador y 4% a cargo del empleado) y un 4% para cajas de compensación familiar (a cargo del empleador). Mientras que el valor en riesgos laborales se liquida por 30 días y con base en 1 SMMLV completo de acuerdo con la clasificación del nivel de riesgo para la actividad económica (a cargo del empleador).
Veamos un ejemplo de cotización por semanas para un trabajador por el que se aporta a pensión, cajas de compensación y riesgos laborales*:

* Para riesgos laborales, en este ejemplo se tomó la clase de riesgo I, la cual aplica un porcentaje de 0,522%, sin embargo este porcentaje varía de acuerdo a la actividad económica que se desarrolle.

•    ¿Qué pasa si un trabajador labora en varios sitios?
Cada uno de los empleadores deberá cotizar por el tiempo de servicio de su trabajador. Este deberá informar a su empleador la administradora de pensiones a la que se encuentra afiliado para que cada empleador pueda realizar el pago que corresponde.

•    ¿Qué pasa si se trabaja menos de un mes pero se gana más del salario mínimo mensual legal vigente?
Si el contrato es por un valor igual o superior al salario mínimo mensual legal vigente no aplica la modalidad de cotización por semanas. Se debe cotizar en este caso por el mes completo bajo el régimen general.

•    Si en la empresa reducen el tiempo de trabajo de manera temporal, ¿se puede cotizar por semanas durante esos periodos?
No. Esta modalidad no resulta aplicable para los trabajadores que por motivos tecnológicos, económicos o estructurales les sea reducida de manera temporal la duración normal de su jornada.

•    ¿Quién vigila que estos pagos se realicen?
El Gobierno Nacional debe adoptar los controles necesarios para que los empleadores paguen efectivamente las cotizaciones y se evite la evasión o elusión de las cotizaciones a seguridad social. Los inspectores de trabajo atienden este requisito, lo mismo que se establecen procedimientos de vigilancia por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP).

•    ¿Se van a ver disminuidos los beneficios y servicios de la seguridad social o los derechos laborales de los trabajadores?
No. Los trabajadores a tiempo parcial tienen los mismos derechos en los subsistemas de la seguridad social.

•    ¿Puede una persona a través de la cotización semanal cumplir con los requisitos para obtener una pensión?
La cotización por semanas permite alcanzar los requisitos exigidos, tanto para el Régimen de Prima Media (permite acreditar semanas para cumplir con las mínimas exigidas) como para el de Ahorro Individual (la cotización semanal representa un aporte económico que incrementa la cuenta de ahorro individual).
No olvide que en caso de que una persona no cumpla con los requisitos para obtener una pensión, las cotizaciones efectuadas al Sistema General de Pensiones pueden ser trasladadas al esquema de ahorro de los Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) y de esta manera obtener un Beneficio Económico Periódico mensual y vitalicio equivalente hasta un 80% del SMMLV.

•    ¿Esta modalidad aplica solamente a trabajadores domésticos?
No, también aplica a todos los trabajadores a tiempo parcial en el país como personal de apoyo, personas que trabajan por días en el comercio y restaurantes, entre otros, incluyendo personas del servicio doméstico.

•    ¿Se pierde por esta modalidad de cotización la cobertura al Régimen Subsidiado en Salud?
No. Los trabajadores a tiempo parcial en cumplimiento de esta modalidad de cotización seguirán cubiertos por el Régimen Subsidiado de Salud.

•    Ejemplo
Con el fin de establecer con claridad quién puede beneficiarse de este sistema pondremos el siguiente ejemplo:
Carmenza es trabajadora del servicio doméstico y es contratada en un hogar para que preste servicios generales durante cuatro días al mes. Por estos días se le va a pagar $120.000 pesos y se celebra un contrato de trabajo.
De esta manera, el empleador reporta ante su Operador de Información que Carmenza es trabajadora a tiempo parcial y como trabajó solo 4 días y ganó un valor inferior al mínimo, el operador le liquida el pago de 1 semana, por lo que el empleador le descuenta un valor total de 6.160 pesos equivalentes al 4% del aporte en pensiones y paga 18.480 de pensiones, 6.160 pesos a Caja de Compensación Familiar y 3.216 pesos a la Administradora de Riesgos Laborales por tratarse de una actividad de riesgo menor.
Gracias a estas cotizaciones Carmenza sumó semanas de cotización a pensiones que le hacían falta para completar su requisito de pensión y pudo acceder a los servicios del subsidio familiar, tales como recreación y capacitación, además prestó sus servicios con la tranquilidad de tener todo el apoyo en materia de riesgos laborales para cumplir efectivamente su trabajo. Su empleador estuvo igualmente cubierto y previno contingencias laborales posteriores.

EN RESUMEN…


Fuente: Ministerio de Trabajo

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